Koordinasi dan rentang manajemen

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Koordinasi (coordination)

Aspek utama dari proses pengorganisasian adalah pembagian kerja dan departementalisasi, sedangkan aspek penting lainnya adalah koordinasi dan rentang manajemen. Setelah kegiatan-kegiatan dibagi dan didepartementalisasikan, manajer perlu mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu untuk mencapai tujuan. Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang dikenal sebagai rentang manajemen atau rentang kendali.

Koordinasi (coordination), adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

2.    Kebutuhan Akan Koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, factor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi, yaitu : 1)

1)      Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) ; satuan-satuan organisasi yang tidak saling tergantung dalam melaksanakan pekerjaan harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja untuk setiap hasil akhir.

2)      Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) ; dimana suatu pekerjaan harus dilakukan terlebih dahulu sebelum satuan organisasi lain dapat bekerja.

3)      Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal  interdependence) ; merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.  

5.    Rentang Manajemen/Rentang Kendali (Span of Control, Span of Attention, Span of Supervision)

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan, yang menunjukkan keluasan dan ruang lingkup fungsi pengawasan. Rentang manajemen juga berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat; semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif. Semakin banyak jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer, organisasi hanya membutuhkan sedikit manajer.

Ada dua alasan utama penentuan jumlah rentangan yang tepat ;

1)      penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka ; terlalu lebar rentangan berarti manajer harus mengendalikan bawahan yang besar, sehingga menyebabkan tidak efisien, sebaliknya rentangan yang terlalu sempit, dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

2)      hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi ; semakin sempit rentang manajemen, stuktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak tingkat pengawasan antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah, rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk “flat” dengan tingkatan manajemen sedikit, akan mempengaruhi efektifitas manajemen di semua tingkatan.

Jumlah rentang manajemen yang ideal tergantung dari banyak variable, seperti ;

1)      besarnya organisasi,

2)      teknologi,

3)      spesialisasi,

4)      kegiatan-kegiatan rutin,

5)      tingkatan manajemen,

6)      sifat-sifat pekerjaan lainnya.

Henry Fayol mengemukakan, bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20-30 karyawan, sedangkan setiap kepala pengawas (superintendent) dapat mengawasi 3-4 pengawas produksi. V.A.Graicunas, seorang konsultan dan ahli matematika Perancis, menyatakan bahwa dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan secara langsung dengan bawahan yang diawasi, tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok lainnya, yang dapat digambarkan secara matematik hubungan-hubungan tersebut, dan dinyatakan dengan rumus ; 

                                             R = n ( 2(n-1) + n-1 ), dimana ;

                                             R = jumlah hubungan dan n = jumlah bawahan,

                            berarti ;     *  Bila ada 5 bawahan, akan ada 100 hubungan,

                                             * dengan 10 bawahan akan ada 5.210 hubungan.

Lyndall F. Urwick menyimpulkan tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan secara langsung kerja lebih dari 5-6 bawahan, sedangkan Jenderal Ian Hamilton, berdasarkan pengalaman militernya, mempunyai kesimpulan yang sama, bahwa otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang efektif dalam penanganan 3-6 otak manusia.

6.    Rentang Manajemen Dan Tingkatan Organisasional

Dalam kenyataan, adalah tidak biasa mempunyai rentang manajemen yang sama pada setiap tingkatan struktur organisasi. Dalam hal ini dapat digambarkan tiga struktur rentang manajemen, yaitu ;

1)      rentangan datar (flat), dimana seorang manajer mengawasi langsung keseluruhan bawahan, yang menghasilkan rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur organisasi yang datar.

2)      rentangan lebih tinggi, dengan rentangan manajemen lebih sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi.

3)      rentangan tinggi (tall), dengan rentang manajemen sangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

Dengan meningkatnya jumlah karyawan, organisasi mempunyai tiga pilihan ;

1)      rentang manajemen naik,

2)      hiraki manajemen naik,

3)      kombinasi keduanya.

Dampak digunakannya rentang manajemen yang melebar (naik), adalah ;

1)      tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas kebawah.

2)      lebih banyak jumlah tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi.

3)      penambahan tingkatan manajemen juga memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji manajerial.

4)      penggunaan sumber daya manajerial lebih efisien.

5)      sangat baik untuk kegiatan riset dan pengembangan.

Dampak digunakannya rentang manajemen yang menyempit (hirarki manajemen naik) ;   

1)      pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripada organisasi-organisasi besar.

2)      manajer tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan.

3)      koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

4)      untuk kegiatan yang berulang, rentangan yang menyempit akan menaikkan moral dan efisiensi.

Kelompok Lockheed mengembangkan suatu pendekatan yang memperhitungkan segala kemungkinan (contingency approach) untuk mendapatkan rentangan yang tepat bagi manajer tertentu, mempertimbangkan factor-faktor pengaruh  ; 4)

1)      Kesamaan fungsi-fungsi,

2)      Kedekatan geografis,

3)      Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan,

4)      Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan,

5)      Perencanaan yang dibutuhkan manajer,

6)      Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas.

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menentukan rentang manajemen mencakup beberapa factor ; 5)

1)      Factor-faktor yang berhubungan dengan situasi, dimana rentang manajemen dapat melebar bila ;

(1)   pekerjaan bersifat rutin,

(2)   operasi-operasi stabil,

(3)   pekerjaan bawahan sejenis,

(4)   bawahan dapat bekerja independent,

(5)   prosedur-prosedur dan metoda-metoda baik dan formal,

(6)   pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.  

2)      Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan, dimana rentang manajemen dapat melebar bila ;

(1)    bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu,

(2)    bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3)      Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan, dimana rentangan manajemen dapat melebar bila ;

(1)    manajer terlatih baik dan berkemampuan tinggi,

(2)    manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan,

(3)    manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat.